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Organisez un salon professionnel réussi grâce à nos quelques conseils

Organiser votre salon professionnel demande rigueur et organisation. Tous les mois, de nombreux salons professionnels ont lieu partout en France. C’est un moyen imparable d’accroître la visibilité de votre entreprise. Optimisez les retombées commerciales pour votre entreprise en vous posant les bonnes questions.

organiser salon

Les principaux axes de travail à déterminer au préalable.

Où ? Événement local, national, international…

L’emplacement est bien souvent déterminant quant à la participation des clients, prospects et / ou sponsors. Préférez toujours un lieu suffisamment grand pour que les entreprises participantes aient un espace convenable afin d’afficher leurs produits et de faire des démonstrations. Aussi, facilitez l’accès de vos visiteurs en choisissant un lieu proche de gares, aéroports, hôtels…


La privatisation d’un espace commence par une recherche bien en amont de l’événement afin d’avoir le maximum de choix. Pour trouver le lieu idéal, il vous faut cependant avoir en tête le nombre de visiteurs attendus ainsi que le nombre d’exposants pour avoir une idée de l’ampleur de l’événement.

De nombreuses salles de locations pourront accueillir assurément votre salon que ça soit sur Paris ou ailleurs. N’hésitez pas à miser sur des lieux atypiques afin d’en mettre pleins les yeux et d’épater les exposants autant que les visiteurs.

Quand ? Printemps, Eté, Automne, Hiver…

Commencez tout d’abord par rechercher sur Google les événements, salons professionnels et dates afin de voir les salons déjà existants ainsi que leurs thématiques. Ceci est impératif car il ne faut pas prendre le risque d’avoir deux évènements à la même date, au risque de voir votre taux d’absentéisme exploser.

C’est une démarche à avoir en avance. Il vous faut au moins un an pour organiser un événement d’une telle ampleur. Cette durée est nécessaire dans le but de vous organiser au mieux, de trouver et réserver le lieu approprié, le traiteur ou les autres prestataires de services.

Cet aspect logistique vous permettra d’organiser votre évènement d’une façon optimale.

Afin d’anticiper le taux de participation, vous devez impérativement faire parvenir les invitations au grand maximum un mois à l’avance. Aussi, l’idéal est de faire un rappel mail ou SMS une semaine avant le début de votre évènement.

Qui ? Quelle est votre stratégie de communication…

Définissez clairement la thématique de votre salon afin de déterminer le budget, les attentes, les besoins, les intérêts, les exposants.

Votre liste d’invitation dépendra de l’objectif que vous aurez fixé à votre salon professionnel. A savoir que s’il s’agit pour vous de vendre votre marque et vos produits, alors il est préférable de ne pas inviter en masse votre clientèle fidèle (au risque qu’ils visitent votre concurrence), privilégiez la liste de vos prospects et nouveaux clients.

S’il s’agit plutôt de faire connaître et découvrir un de vos nouveaux produits ou services auprès de votre clientèle actuelle, la liste d’invités ciblera plutôt votre fichier clients.

À chaque objectif, il vous faudra bien définir sa cible privilégiée.

Comment ? Ce qu’il faut faire…

Il y a de nombreux éléments à prendre en considération dans votre organisation tels que le budget, le lieu, les objectifs, la définition de la cible, le type d’exposants, le prix, la restaurant ou encore la logistique.

La question du budget est extrêmement importante. Tout va dépendre de ce point. Il vous faut rédiger votre budget prévisionnel afin de pouvoir définir par la suite  les aspects indispensables à la réalisation de votre salon. Par exemple, si votre budget le permet, préférez déléguer auprès d’agences spécialisées dans des secteurs tels que la logistique ou l’animation qui s’avèrent être des éléments moteurs pour la réussite de votre salon. Ceci aura un impact sur votre notoriété, d’autant plus si vous décidez de réitérer l’évènement les années suivantes.

Communiquer ? Votre stratégie de communication doit déterminer s’il est préférable de cibler une audience locale, nationale ou spécialisée. Il ne faut pas se disperser dans la communication car celle-ci coûte très cher.

Diverses solutions s’offrent à vous, à savoir :

  1. Les médias sociaux : Instagram, Twitter, Linkedin, mais aussi Facebook sont des outils indispensables à la communication de votre évènement.
  2. La communication en interne sur votre site Internet.
  3. La relation presse : proposez à des journalistes locaux et / ou spécialisés de vous contacter. Un article spécialisé dans la presse régionale est toujours un point contact supplémentaire et impactant.
  4. La publicité : Aussi, selon votre cible et votre budget, il peut être intéressant et pertinent de réaliser diverses publicités sur des sites spécialisés ou dans la presse régionale en « annonce de votre salon ».
  5. Relancez régulièrement vos partenaires et sponsors quant à cette partie primordiale, la communication.


Après ?
Pensez au suivi…

Interrogez exposants, sponsors, clients, visiteurs via des enquêtes de satisfaction sur place mais aussi en ligne via une campagne de mail à faire dans les jours qui suivent votre évènement. Laissez place à la critique mais aussi à la suggestion afin d’apprendre de vos erreurs. Ainsi, vous ne pourrez qu’améliorer vos prochaines manifestations professionnelles.

Organiser un salon professionnel s’avère être un levier extrêmement puissant pour les entreprises. Rassembler fournisseurs, clients, prospects, entreprises en un même lieu doit être parfaitement maîtrisé, le but premier étant d’en retirer des retombées positives en termes de fidélité, ventes, prises de contacts et publicité.

N’hésitez plus, vous avez toutes les cartes en main pour organiser votre propre salon !

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