Tout savoir sur les événements hybrides

Depuis la crise sanitaire, vous avez vu le terme d’hybridation de l’événementiel, d’événement hybride ou encore d’événement phygital. 

Pour être transparent, nous n’avons bien saisi la mode de l’événement hybride car nous pensions que c’était déjà bien en place depuis des années. Il n’y avait qu’à suivre LeWeb organisé par Loïc LeMeur pour savoir que l’on pouvait suivre autant voire davantage l’événement en ligne.

Ces événements « augmentés » par le digital : live sur YouTube ou Linkedin, studio radio, retransmission des ateliers en ligne, les événements hybrides sont pour nous une évidence depuis des années.

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est un événement (foire, salon professionnel, atelier, worshop…) qui va être à la fois en présentiel et complétée par une présence digitale.

Cette présence digitale peut recouvrer plusieurs formes :

• • reproduire un salon professionnel en 3D, comme celui de LAVAL Virtual
  • diffuser les tables rondes en live
  • ou encore à partir d’un plateau dédié (comme ceux pour la TV), faire des présentations produit par exemple ou une Assemblée Générale (ex Renault – avec Hopscotch).

Quels sont les avantages des événements hybrides ?

Les événements hybrides, ou plutôt "le complément digital" d’un événement physique présente plusieurs avantages :

• Enrichir un événement par des contenus exclusifs
• Prolonger l’événement dans le temps (en amont ou en aval) avec des contenus qui puissent être vus en live ou en replay.
• Réduire les coûts de déplacement pour les entreprises notamment pour les événements les moins stratégiques.
• D’un point de vue organisationnel, la partie hybride de l’événement permet de lancer rapidement un point de contact avec ses cibles, du moins plus rapidement qu’un événement physique.
• De fait, en réduisant les déplacements, l’impact carbone est réduit.

Néanmoins, l’événement hybride présente les défauts de ses qualités : le manque d’interactions humaines, l’engagement limité des participants sur ces plateformes malgré les outils numériques toujours plus sophistiqués, et la « zoom fatigue ».

Choisir d’organiser un événement hybride ou virtuel ?

Certes, les environnements 3D évoluent, on peut se projeter sur les événements virtuels où les interactions seront renforcées avec des casques Oculus par exemple.

Dans une ère où les écrans sont prédominants, les événements virtuels seront déjà une commodité où la surprise passée, n’en reste qu’une nouvelle fatigue visuelle et relégués rapidement comme ce qu’ils sont : une expérience éphémère, aussi surprenante soit-elle, il s’agira d’une expérience, d’un objectif d’image ou de notoriété mais sur la traduction en vente, rien ne vaudra la rencontre en présentiel. Les progrès en la matière viendront sans doute des annonces récentes autour du metaverse.

Néanmoins, certains formats ou publics s’y prêtent bien. On a vu le Salon de l’Etudiant en 100% virtuel qui peut correspondre à un public adepte des écrans. Néanmoins, cet événement a eu lieu en plein confinement et il serait intéressant de suivre son évolution dans le temps. Les organisateurs vont-ils maintenir en 100% virtuel ou rendre en partie une dimension humaine à leur événement ?

Il ne s’agit plus de savoir si le virtuel ou l’hybride demeureront, ils sont déjà là depuis une dizaine d’années. L’accélération portée par la crise sanitaire rebat les cartes.

Selon l’étude LinkedIn relayé par le site evenement.com : « Les premiers chiffres de l’étude de LinkedIn montrent que 72 % des entreprises comptent poursuivre les événements virtuels sur le long terme. 77 % songent à opter pour le format hybride. Si l’on illustre donc le mix d’événements B2B du futur, on obtient ceci : 32 % physiques, 4 5% virtuels et 23 % hybrides. »

L’étude menée par Linkedin cache en réalité la volonté de la plateforme de développer son propre outil et a tout intérêt de valoriser cette étude que personne ne peut vérifier. Rappelons que Linkedin a été racheté par Microsoft dont son logiciel Teams va sans doute servir les équipes internes pour développer leur future plateforme.

Puisqu’en parallèle de cette étude de Linkedin, une autre étude montre que 93% des exposants maintiennent leurs participations en tant qu’exposant pour la fin d’année 2021.

L’hybride demeurera comme il l’a toujours été, un très bon complément proposé par l’organisateur de l’événement, assez peu attractif néanmoins pour l’exposant… excepté si l’événement est un événement propriétaire.

Comment KAYO s’intègre dans les événements hybrides ou virtuels ?

Pour notre part, nous devions tout de même répondre à de nouvelles demandes de la part de nos clients notamment pour ces fameux événements hybrides ou virtuels. Notre métier de la data événementielle nous a permis de développer un module dédié aux événements hybrides.

Nous avons par exemple intégré notre solution au sein d’autres solutions comme récemment pour la Banque des Territoires :