Le guide complet pour choisir son stand et son standiste pour réussir sa présence à un salon professionnel.
Découvrez le guide complet pour réussir son stand et son standiste. Afin d'optimiser la présence sur votre salon professionnel, KAYO met à disposition ce guide complet.
Vous retrouverez toutes les informations pour éviter les pièges, connaître les types de stand en fonction de votre budget ou de vos objectifs, améliorer votre présence sur le salon grâce à votre stand.
Des ressources essentielles pour que votre investissement soit rentable et votre équipe commerciale satisfaite.
Selon une étude du Leads France, les frais liés aux salons professionnels sont décomposés ainsi :
La part des stands de sa conception à l’installation représente un tiers des dépenses (31%) des exposants.
💡La location de la surface est la dépense la plus importante (58%).
Les chiffres des stands :
Le coût d'un stand pour un salon professionnel peut varier considérablement en fonction de divers facteurs tels que la taille du stand, l'emplacement, les équipements, la conception, et la durée de la participation au salon.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'estimation des coûts :
Taille du stand : plus le stand est grand, plus les coûts seront élevés. Les organisateurs des salons professionnels facturent généralement en fonction de la superficie du stand.
Emplacement : un emplacement premium, comme près de l'entrée ou à proximité d'entreprises importantes, peut coûter plus cher.
Conception et construction du stand : la conception et la construction d'un stand attractif et fonctionnel peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Cela peut inclure la location de mobilier, l'installation d'écrans, l'éclairage, etc.
Matériel promotionnel : les coûts des supports promotionnels tels que les brochures, les dépliants, les panneaux d'affichage, les échantillons de produits, etc.
Frais de participation au salon : certains salons facturent des frais de participation en plus des frais d'emplacement. Ces frais peuvent couvrir la publicité, la promotion et d'autres services fournis par les organisateurs du salon.
Frais logistiques : les coûts liés au transport du matériel, à l'hébergement et à la restauration du personnel participant au salon.
Personnel : les coûts liés à la rémunération du personnel qui sera présent sur le stand pour représenter votre entreprise.
En moyenne, la décomposition du prix des stands :
Si l’on regarde en détail maintenant dans la composition des frais inhérents à la conception du stand :
Quelles fonctions doit remplir un stand pour un salon professionnel ?
On peut penser que se passer d’un stand ou d’un design de stand est une façon de vouloir faire des économies sur le budget événementiel.
Néanmoins, avec l’impact extrêmement fort et ce dans toutes les strates de l’entreprise exposante, du fournisseur au visiteur en passant par ses équipes internes, il n’est pas si évident de vouloir réduire à la fois sa surface et l’atmosphère que vous pourrez créer.
Si vous allez sur un salon professionnel, autant le faire à fond, en résumé.
Déjà en 1983, Harvard Business Review démontrait qu’il était difficile de mesurer l’impact en termes de vente et d’image d’un stand (depuis, heureusement des outils comme KAYO le permettent) mais montrait l’intérêt pour les équipes internes :
« An infrequently mentioned, but very important, function of trade shows is to boost the morale of those staff members who are chosen to attend. This morale boost often extends widely, affecting low-level staff (i.e., engineers, shop floor personnel, and sales representatives) and inexperienced managers, as well as the usual array of more senior managers. While most staff members attending trade shows work harder than they do during a comparable period at their usual work, the impression remains that selection to attend a major show is an important privilege. This feeling is especially strong among engineering and R&D department staff who seldom get as much customer contact as they need, and members of the sales force who enjoy the opportunity to rub shoulders with top management. »
Traduction française en IA :
Une fonction des salons professionnels, rarement mentionnée mais très importante, est de stimuler le moral des membres du personnel choisis pour y participer. Cet effet positif sur le moral s'étend souvent largement, touchant les employés de niveau inférieur (c'est-à-dire les ingénieurs, le personnel de l'atelier et les représentants commerciaux) ainsi que les gestionnaires moins expérimentés, en plus de la gamme habituelle de cadres plus seniors. Bien que la plupart des membres du personnel participant aux salons professionnels travaillent plus dur que d'habitude pendant une période comparable à leur travail habituel, l'impression demeure que la sélection pour assister à un salon majeur est un privilège important. Ce sentiment est particulièrement fort parmi le personnel des départements d'ingénierie et de R&D qui ont rarement autant de contacts avec les clients qu'ils en ont besoin, et parmi les membres de l'équipe commerciale qui apprécient l'opportunité de côtoyer la haute direction.
Le stand, c’est le point de contact unique où vous pouvez sur un court laps de temps réunir toutes les forces actives de votre entreprise et au-delà de ça, en dégager des bénéfices ! Une rareté dans le mix marketing.
Les foires & salons professionnels sont avant tout le media de la rencontre. Durant cette rencontre, se tissent les liens avec les clients, fournisseurs et partenaires.
Quoi de mieux qu’un stand pour offrir un écrin pour ces rencontres qui malgré son aspect éphémère va marquer votre interlocuteur pendant des mois voire des années.
Différents types de stands sont réalisables en fonction de votre emplacement :
L'aménagement du stand et son design intègre plusieurs paramètres à prendre en compte :
Ces choix sont motivés par les objectifs de l'entreprise et la nature de l'auditoire.
De même les activités prévues sur le stand comme les demos produits, l’accueil ou non par des hôtes et hôtesses, les espaces privatifs pour les réunions d’affaires, et la partie restauration/bar ont forcément un impact sur le design et le budget du stand.
Pour connaître la taille idéale de votre stand pour un salon professionnel, il est important de le mettre en parallèle avec vos objectifs.
Selon une étude « Trade shows in the business marketing communications mix », développée par Srinath Gopalakrishna (University of Missouri) et Gary Lilien (Pennsylvania State University) le calcul doit se poser ainsi :
Si l’objectif est de faire 250 demos durant les 30 heures de présence sur le salon professionnel. Partant du principe qu’un commercial peut faire 4 démos par heure, le nombre de commerciaux dont vous avez besoin se calcule ainsi :
Nombre de commerciaux = 250/(30x4) = 2,08 (arrondissons à 2).
Une demo sur un stand nécessite environ 4m².
Pour un objectif de 250 démos effectuées durant un salon de 3 jours : l’exposant aura donc besoin d’un stand d’au moins 8 m² pour 2 commerciaux.
En partant de ce principe, voici les différents types de stand qui existent :
La plupart des standistes ont une offre dédiée aux stands modulaires design soit via une offre en propre soit via une filiale.
Les designs proposés sont souvent pensés pour que l’image de marque prenne le pas sur la structure où l’architecture en elle-même avec le renfort d’écrans videos, de la couleur des mobiliers et de la signalétique et d’un choix de matière limitée (bois, plexiglas, contreplaqué…) mais pouvant répondre au plus grand nombre de clients aux budgets limités ou pour des événements moins stratégiques.
Quels tarifs pour un stand modulaire ?
Les tarifs indicatifs varient selon les prestataires entre 6500 euros pour 9m², 9000€ pour 18m², 13000 pour 36m²
Ce sont les stands packagés par les organisateurs : un desk avec deux tabourets généralement. L’équipe vient poser son kakemono pour personnaliser un minimum. De notre point de vue, ces stands sont une fausse bonne idée.
Il n’y a aucune image à retenir, et surtout, il n’est possible de recevoir que 1 ou 2 visiteurs maximum à cause de la taille du stand. Au bout du compte, le ROI ne sera pas intéressant.
Le prix varie fortement en fonction des événements. De quelques centaines d’euros l’emplacement à quelques milliers sans aucune décoration.
Ils démarrent généralement à partir d’un budget de 20k€-30k€ hors réservation de l’espace. Généralement, il y a un appel d’offre qui est fait avec un cahier des charges rédigé par l’exposant dans lequel il indique sa stratégie de communication globale et ses objectifs pour l’événement ou les événements auxquels il va participer.
A partir de ce cahier des charges, l’agence répondante va dessiner le stand en 3D grâce à son bureau d’étude. Les graphistes transposent leur compréhension des intentions de l’exposant en le matérialisant par différentes vue 3D.
Pour l’agence retenue, s’en suit de nombreux allers retours sur la validation technique du stand avec toutes les contraintes liées à l’emplacement, de la signalétique etc.
Il arrive que certains stands soient surmontés d’une mezzanine.
Généralement, les stands avec une mezzanine sont réservés aux grandes entreprises. Les mezzanines sont utilisées à des fins de confidentialité, offrir un cadre confortable pour rencontrer les clients les plus importants.
Les rdvs sont très souvent bookés à l’avance, mais il n’est pas rare que les commerciaux restés au rez-de-chaussée fassent « monter » les potentiels clients à l’étage pour faire des affaires. A l’étage, les prospects découvrent d’une part une vue imprenable sur le salon et d’autre part accélère le sentiment de privilège propre à la marque en question. Elle créé un lien sur la durée.
Il y a des salons spectaculaires où les agences de design et stand ont la possibilité de s’exprimer.
L’emplacement est un des sujets centraux pour la réussite d’un événement professionnel. En effet, nous avons déjà vu bon nombre de reportages sur Capital par exemple où certains exposants se plaignaient de leur emplacement où les visiteurs étaient aux abonnés absents. C’est ce que l’on appelle les zones froides.
Pour ne pas se retrouver en zone froide, il faut s’y prendre à l’avance, dès la fin de l’édition précédente aux 6 mois précédant la suivante.
Pourquoi aussi tôt ? La plupart des emplacements sont vendus quasi automatiquement d’une année sur l’autre pour les exposants fidèles. C’est pour cela qu’alors même le salon terminé, le site web de l’organisateur annonce déjà les dates de l’édition suivante.
Pour les primo exposants, il existe des tarifs spéciaux en early access quelques mois avant l’événement pour assurer un taux de remplissage intéressant pour l’organisateur. C’est dans cette période-là qu’il faut être malin. A la fois pour des raisons financières mais aussi pour l’emplacement !
Cela vous laissera aussi le temps de bien réfléchir au stand que vous souhaiterez, la stratégie commerciale et les prestataires retenus.
Pour une startup, il existe généralement maintenant des emplacements dédiés, certes petits mais bien identifiés sur un événement pour les trouver. C’est une bonne manière de se démarquer.
Il y a sur chaque événement les zones froides et des zones chaudes. Même si nous pensons qu’il est possible de contourner ces contraintes par la créativité de l’exposant pour attirer les visiteurs, force est de constater que c’est un effort supplémentaire dont il pourrait bien se passer.
Les contraintes comme les poteaux, les stands sans angle, les stands près de concurrents bruyants…
Ces contraintes là sont à prendre en compte car une fois le devis signé et la fabrication du stand lancée, il est impossible de revenir en arrière.
Ci-contre, un stand prenant en compte astucieusement et harmonieusement la contrainte d'un poteau sur le stand :
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Une des erreurs à éviter est de se positionner dans l’entrée. Il est séduisant de croire que vous capturerez le flux des visiteurs à cet endroit, néanmoins, naturellement les visiteurs s’engouffrent dans les allées sans vouloir rester dans l’entrée.
Chaque événement ou hall est différent mais une astuce que nous avions nous même utilisée lors de notre premier salon en tant qu’exposant était de se placer non loin des vestiaires.
En posant leurs affaires, les visiteurs sont soulagés et posent rapidement leurs regards sur l’environnement.
Ayant un peu d’attente au vestiaire, ce temps-là donne un moment pour les visiteurs de repérer les alentours et tant mieux si vous êtes dans leur champ de vision !
Idem pour les emplacements près de la restauration ou des conférences avec la contrainte pour cette dernière d’être dérangé par le bruit.
Les zones chaudes sont généralement situées au milieu des halls là où le flux visiteur se concentre.
Elles sont très majoritairement réservées pour les grandes entreprises qui ont investi fortement et qui veulent s’assurer d’attirer le maximum de visiteurs et de recevoir leurs collaborateurs dans les meilleures conditions.
C’est aussi une course à l’image notamment dans les secteurs hyper concurrentiels comme l’IT.
Les stands de Google, Samsung rivalisent d’innovation et d’idées pour mettre en lumière leur savoir faire et rester dans la tête des futurs clients, sans parler de l’impact auprès des journalistes couvrant l’événement.
Ci-dessous, un extrait d’une préparation standard pour la conception d’un stand :
Néanmoins, les agences reçoivent les briefs de plus en plus tard de la part de leurs clients ce qui pousse les professionnels à trouver de nouvelles techniques.
Le stand est un outil de communication extraordinaire pour les marques. En relayant les photos du stand sur les réseaux sociaux, ou au travers d’une campagne email d’invitations auprès de ses clients et prospects, le design du stand est la promesse de passer un moment singulier. Les marques n’attendent pas que le stand soit fabriqué pour communiquer. Dès lors que les plans 3D sont validés, les exposants partagent le rendu.
Dans cette bataille pour attirer du monde sur son stand, il est essentiel de relayer l’emplacement de son stand via le hashtag de l’événement.
Ces communications sont reprises par les équipes de vente permettant d’augmenter rapidement la visibilité de l’événement à venir.
Le métier de concepteur de stands, de standistes ou d’agences de design de stand a profondément évolué. Ce n’est plus simplement un atelier de fabrication et un prestataire qui monte et démonte votre stand. Cela va bien au-delà.
Nous entrons dans l’ère du stand business où le retour sur investissement et la data ont pris le dessus.
Les agences vont se concentrer sur l’image, l’atmosphère et adapter le stand en fonction des objectifs ROI de l’exposant, la communication interne (un salon est un excellent moment pour rassembler les collaborateurs), conjugués avec les exigences de retour sur investissement, de data.
Les stands vont être de plus en plus un lieu d'échanges et de relations commerciales comme à son origine. Un des premiers indices de cette tendance a été la sélection plus sévère des visiteurs eux-mêmes. En effet, plutôt que communiquer sur le nombre de visiteurs, les organisateurs privilégient désormais la qualité des visiteurs, leurs postes, leurs autorités etc. Les commerciaux ne « perdent » plus de temps à pitcher des étudiants ou des personnes en recherche d’emploi.
N’oublions pas qu’un visiteur peut visiter en moyenne entre 10 et 14 stands par jour. Le temps est donc précieux et tout doit être anticipé dès la conception pour maximiser ce temps.
A partir de ce temps défini, vous devez réfléchir à une chose simple : doit-on privilégier la prise de contacts et par conséquent faire venir davantage de commerciaux ou privilégier la relation client et augmenter les dimensions de ses espaces de confort (espace café, canapé…).
Une astuce simple que KAYO permet est de passer au zéro papier en enlevant les espaces dédiés aux brochures papier, dégageant de l’espace sur la zone d’accueil mais aussi permettant de réduire l’espace de la réserve.
Les agences de design de stand ou standistes recouvrent plusieurs métiers : de la conception pure (design, élévation 3D…) en lien avec la stratégie de communication et commerciale, la menuiserie, la signalétique, la fabrication, le stockage, le montage et le démontage.
Présentation par Hopen Design (ex: Adimage Adexpo)
du circuit de production d'un stand.
Certaines agences se concentrent sur le design, c'est le bureau d'études et d'autres sur la partie menuiserie.
Les plus grandes agences intégèrent toutes les compétences en interne pour maîtriser parfaitement le processus de création.
De plus, avec les exigences en terme environnementales, les stands sont de plus en plus réfléchis pour une réutilisation sur plusieurs événements et plusieurs années.
Pour trouver votre standiste, plusieurs ressources sont à votre disposition :
- Leads France : https://leads-france.com/
- AlloStand : https://www.allostand.com/
- L'annuaire des membres de Prestalians : https://www.prestalians.fr/annuaire/
Photo de couverture : Stand Trimble, salon Bauma, réalisation Triangle Expositions
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